Dobar dio direktora distribucijskih tvrtki nikad nije čula ove tri kratice. A opet, odluka o tome koji princip se primjenjuje u njihovom skladištu donosi se svaki dan, nekoliko puta na sat, svaki put kad skladištar posegne po robu. Problem je što ta odluka najčešće nije svjesna. Radnik uzima ono što mu je pri ruci, ono što mu je dostupno, ono što mu vizualno izgleda ispravno. I u tome leži rizik. Jer ovisno o tome što distribuirate, pogrešan princip uzimanja robe može završiti reklamacijom, izgubljenim kupcem ili robom kojoj je istekao rok a nitko to nije primijetio na vrijeme. Objasnimo što svaka od ovih kratica znači, gdje ima smisla i gdje ne, i zašto je za distribuciju prehrambenih proizvoda samo jedna od njih prava.
FIFO, prva roba koja je ušla, prva izlazi
FIFO dolazi od engleskog First In, First Out. Princip je jednostavan: roba koja je prva stigla u skladište, prva i odlazi. Kao red u trgovini, tko je prvi došao, prvi se poslužio.
U praksi to znači da kad stignu dvije dostave istog artikla, pri sljedećem komisioniranju uzimate robu iz starije dostave, a novija ostaje i čeka red.
FIFO je ispravan princip za većinu roba. Smanjuje starenje zaliha, drži rotaciju zdravom i osigurava da roba ne stoji predugo na polici. Za tvrtke koje distribuiraju robu s rokom trajanja, FIFO je minimum koji bi trebao biti standard.
Ali FIFO ima jedan nedostatak. On gleda datum ulaska robe, a ne datum isteka roka. I za distribuciju prehrambenih artikala, to može biti problem. Zamislite da vam stignu dvije dostave mlijeka. Prva je stigla u ponedjeljak s rokom do petka. Druga je stigla u srijedu s rokom do sljedeće srijede. FIFO kaže uzmi onu iz ponedjeljka. U ovom slučaju to je ispravno. Ali što ako novija dostava ima kraći rok od starije? FIFO to ne vidi.
LIFO, zadnja roba koja je ušla, prva izlazi
LIFO dolazi od engleskog Last In, First Out. Zadnja roba koja je stigla, prva odlazi. Zamislite hrpu knjiga, uvijek uzimate onu s vrha, a ona na dnu čeka najdulje.
U logistici, LIFO ima smisla u vrlo specifičnim situacijama. Ako skladištite robu koja nema rok trajanja i kojoj je svejedno koliko dugo stoji, LIFO može biti praktičan jer ne morate pomicati noviju robu da biste došli do starije. Manji fizički napor, brže komisioniranje.
Za prehrambenu distribuciju, LIFO je gotovo uvijek pogrešan izbor. Roba koja je ušla prva ostaje najdulje, rok joj se smanjuje dok nova roba prolazi ispred nje, i na kraju završite s robom kojoj je rok istekao ili je tako blizu isteka da je kupci ne mogu prihvatiti.
Ako se u vašem skladištu roba uzima po principu što je bliže i dostupnije, bez razmišljanja o redoslijedu, u praksi često dobivate upravo LIFO, i to nenamjerno. Radnik ne razmišlja o principima. Uzima ono što mu je najlakše dohvatiti.
FEFO, prva roba kojoj ističe rok, prva izlazi
FEFO dolazi od engleskog First Expired, First Out. Princip je jasan: od sve robe iste vrste u skladištu, uvijek prva odlazi ona kojoj rok ističe najranije, bez obzira kada je stigla.
Za prehrambenu distribuciju, svježe meso, mliječne proizvode, prerađevine, FEFO nije preporuka. To je jedini ispravan princip. Kupac koji primi robu s rokom koji ističe za tri dana nije nezadovoljan. On je ljut. I s pravom.
FEFO rješava problem koji FIFO ne može potpuno pokriti. Jer dok FIFO prati redoslijed ulaska, FEFO prati ono što je zapravo važno: koji lot ističe prvi i mora što prije otići prema kupcu.
Zamislite da imate tri lota istog artikla u skladištu. Lot A stigao je u ponedjeljak, rok mu je za deset dana. Lot B stigao je u utorak, rok mu je za šest dana jer je bio dulje na transportu. Lot C stigao je u srijedu, rok mu je za četrnaest dana. FIFO bi uzeo lot A jer je prvi ušao. FEFO uzima lot B jer mu rok ističe najranije i mora prvi otići.
Ta razlika, u konkretnom primjeru samo četiri dana, može biti razlika između reklamacije i zadovoljnog kupca.
Zašto se FEFO ne može primjenjivati bez sustava
Ovdje leži srž problema. Svaki direktor distribucijske tvrtke koji distribuira prehrambene proizvode zna da bi trebao primjenjivati FEFO. To nije tajna. Ali znanje o principu i primjena tog principa u praksi su dvije potpuno različite stvari.
Da bi skladištar primijenio FEFO, mora u svakom trenutku znati koji lot ima najkraći preostali rok. To znači da mora znati rok svakog lota koji se trenutno nalazi u skladištu, za svaki artikl, na svakoj lokaciji. Ta informacija nije vidljiva golim okom. Kutija izgleda isto bez obzira ističe li joj rok za tri dana ili za tri tjedna.
Bez sustava koji tu informaciju prati i prikazuje u trenutku komisioniranja, skladištar nema kako znati koji lot treba uzeti. Može pogledati datum na kutiji ako je vidljiv, može pokušati zapamtiti kad je koja dostava stigla, može pitati kolegu. Ali sve to ovisi o trenutku, o gužvi, o tome je li datum čitljiv, o tome je li kolega u blizini.
I upravo tu nastaje problem. Rekli ste radnicima uzimajte starije, uzimajte ono s kraćim rokom. Ali bez alata koji im to pokazuje u trenutku kad posegnu po robu, ta uputa ostaje u domeni dobre namjere. A dobra namjera nije dovoljna kad kupac nazove i pita zašto mu je stigla roba s rokom koji ističe sutra.
Sustav za upravljanje skladištem ovaj problem rješava na jedini način koji funkcionira. Terminal u rukama skladištara, u trenutku komisioniranja, pokazuje točno koji lot treba uzeti. Ne preporučuje. Pokazuje. I traži skeniranje tog lota kao potvrdu. Ako radnik posegne za krivim lotom, sustav to bilježi. Nema više dobre namjere koja ponekad funkcionira. Ima procesa koji uvijek funkcionira.
Jedno pitanje za kraj
Po kojem principu vaši skladištari biraju robu u ovom trenutku? Ne što bi trebali raditi, ne što ste im rekli da rade, nego što stvarno rade kad nitko ne gleda i kad su pod pritiskom?
Ako ne znate odgovor sa sigurnošću, to je sam po sebi odgovor. I vrijedi razmisliti što to znači za robu koja svaki dan odlazi prema vašim kupcima.
Ako vas zanima kako FEFO izgleda u praksi s digitalnim sustavom, slobodno nas kontaktirajte.