Četiri dana. Toliko traje inventura u velikom broju distribucijskih tvrtki. Četiri dana zatvorenog skladišta, četiri dana bez isporuka, četiri dana u kojima novac ne kaplje ali troškovi idu dalje. I kad je sve gotovo, kad su radnici prebrojali svaku paletu i svaki karton, rezultat gotovo nikad nije točan. Postoji razlika. Uvijek postoji razlika. Ponekad manja, ponekad veća, ali uvijek dovoljno neugodna da direktor ne zna treba li joj vjerovati ili ne. I na kraju se napravi korekcija u sustavu, zatvori se knjiga i čeka se sljedeća inventura. Koja će pokazati novu razliku. Uzmimo konkretan primjer. Tvrtka s godišnjim prometom od 10 milijuna eura radi dnevno u prosjeku oko 38.500 eura. Četiri dana zatvorenog skladišta znači oko 154.000 eura prometa koji u tom tjednu jednostavno ne postoji. Uz to, fiksni troškovi, plaće, najam, režije, ne staju samo zato što skladište ne radi. To je dodatnih nekoliko tisuća eura koji odlaze bez da išta uđe. Ukupno, jedna inventura može koštati 160.000 eura i više izgubljenog prometa i troškova koji teku dalje. I to svake godine, bez iznimke, kao da je normalno. Ako ovo zvuči poznato, problem nije u tome kako provodite inventuru. Problem je u tome što se razlika između sustava i stvarnosti nakuplja svaki dan, tiho i nevidljivo, i inventura je samo trenutak kad ta razlika izađe na površinu.
Što inventura zapravo treba potvrditi
Inventura postoji iz jednog razloga. Da potvrdi da ono što piše u sustavu odgovara onome što fizički stoji u skladištu. To je sve.
Ako ta dva broja uvijek odgovaraju jedan drugome, inventura je kratka, mirna i dosadna. Prebrojite, potvrdite, idete dalje. Nema iznenađenja, nema korekcija, nema objašnjavanja zašto negdje nedostaje dvadeset komada artikla koji bi po sustavu trebao biti tu.
Ali kad ta dva broja nikad ne odgovaraju, inventura prestaje biti potvrda i postaje istraga. Tko je, što, kada, zašto. I odgovor na ta pitanja gotovo nikad nije dostupan jer nitko nije pratio fizički pokret robe dovoljno detaljno da bi se moglo rekonstruirati što se dogodilo.
Gdje točno nastaje razlika
Nije jedan veliki propust koji sve poremeti. Razlika se gradi postupno, iz nekoliko mjesta u procesu koja svakodnevno propuštaju male količine nepreciznih informacija.
Prijem robe je prvo takvo mjesto. Kamion dođe, roba se iskrca, radnik provjeri količine i odnese robu na lokaciju. Ali ako prijem nije odmah evidentiran u sustavu, ili je evidentiran s pogrešnom količinom jer je netko brojio u žurbi, razlika počinje već tu. Roba je u skladištu, ali sustav to ne zna precizno.
Odlaganje na krivu lokaciju je drugi izvor razlike. Radnik odloži robu gdje ima mjesta jer je njegova prava lokacija zauzeta ili jer jednostavno ne zna točno gdje ide. Sustav i dalje misli da je roba na staroj lokaciji. Fizički je negdje drugdje. Nitko to nije evidentirao.
Komisioniranje bez skeniranja je treće kritično mjesto. U skladištima koja rade s papirnatim dokumentima, radnik uzme robu i označi na papiru da je uzeta. Ali ako uzme malo više ili malo manje, ili ako uzme sličan artikl s krivo pročitanom šifrom, ta greška ulazi u sustav tek kad netko ručno prebaci podatke. Ako uopće ulazi.
Povrati i reklamacije zatvaraju taj krug. Roba se vrati od kupca, stane negdje u skladištu i čeka da netko odluči što s njom. Dok čeka, nije evidentirana ni kao dostupna ni kao nedostupna. Sustav je ne vidi, ali ona zauzima prostor i ponekad završi u sljedećoj isporuci bez da itko zna odakle je došla.
Zašto češća inventura ne rješava problem
Logičan odgovor na nepouzdanu inventuru je napraviti je češće. Jednom kvartalno umjesto godišnje. Ili jednom mjesečno. Ili raditi cikličke inventure po sekcijama.
To nije loša ideja, ali ne rješava temeljni problem. Ako procesi koji stvaraju razliku nisu promijenjeni, češće prebrojavanje samo češće pokazuje isti rezultat. Razlika će biti manja jer je period kraći, ali bit će tu. I svaki put će oduzimati vrijeme, energiju i dane u kojima skladište ne radi.
Četiri dana zatvorenog skladišta svake godine su loši. Četiri puta po dva dana zatvorenog skladišta godišnje nisu bolji. Ukupni trošak je isti ili veći, a problem i dalje nije riješen.
Pravo pitanje nije koliko često trebate prebrojati robu. Pravo pitanje je zašto uopće postoji razlika između onoga što sustav kaže i onoga što stvarno imate.
Točnost kao svakodnevni standard, ne kao godišnji događaj
Tvrtke koje imaju pouzdane inventure ne rade ništa posebno na dan inventure. One su točne svaki dan jer svaki pokret robe ostavlja trag u realnom vremenu.
Prijem se evidentira u trenutku kad roba ulazi, sa skeniranjem i potvrdom količine. Odlaganje se bilježi na točnu lokaciju jer terminal govori gdje roba ide i traži potvrdu da je tamo i odložena. Komisioniranje se ne može napraviti bez skeniranja artikla i potvrde lota. Povrat ulazi u sustav čim prijeđe prag skladišta.
Kad svaki od tih koraka ostavi digitalni trag, razlika između sustava i stvarnosti ne može rasti. Inventura u takvom skladištu nije istraga. Ona je potvrda onoga što sustav već zna. Traje svega nekoliko sati, ne četiri dana. I rezultat joj se može vjerovati.
To nije utopija. To je svakodnevna stvarnost tvrtki koje rade s WMS sustavom. Sustav koji prati fizički pokret robe od prijema do isporuke ne dopušta da se razlika nakupi jer ne dopušta korake bez evidencije.
Jedno pitanje za kraj
Koliko vjerujete broju koji vam sustav trenutno pokazuje za stanje zaliha? Ne je li broj tu, nego je li točan. Odgovara li onome što biste dobili kad biste sada otišli u skladište i fizički prebrojali?
Ako postoji i mala sumnja, znate odakle dolazi. I znate da sljedeća inventura neće biti drukčija od prethodne, osim ako se ne promijeni ono što se događa između dvije inventure.
Ako vas zanima kako to izgleda u praksi, slobodno nas kontaktirajte.