Blog

Svako skladište ima tog čovjeka. Voditelj skladišta koji je tu godinama, koji zna gdje je svaka paleta, koji zna specifičnosti svakog kupca, koji zna što se radi kad kamion zakasni a narudžbe čekaju. Čovjek zbog kojeg direktor može otići na sastanak i biti miran. A onda jednog dana taj čovjek kaže da odlazi. Bolja ponuda, obiteljski razlozi, zdravlje, svejedno. Dva tjedna otkaznog roka. I sve što je godinama funkcioniralo glatko odjednom počinje škripati. To nije teorijski scenarij. Dogodi se u svakoj tvrtki, prije ili kasnije. I koliko taj odlazak košta ovisi isključivo o jednoj stvari: je li znanje koje je taj čovjek imao ostalo u tvrtki ili je otišlo s njim.

Dobar dio direktora distribucijskih tvrtki nikad nije čula ove tri kratice. A opet, odluka o tome koji princip se primjenjuje u njihovom skladištu donosi se svaki dan, nekoliko puta na sat, svaki put kad skladištar posegne po robu. Problem je što ta odluka najčešće nije svjesna. Radnik uzima ono što mu je pri ruci, ono što mu je dostupno, ono što mu vizualno izgleda ispravno. I u tome leži rizik. Jer ovisno o tome što distribuirate, pogrešan princip uzimanja robe može završiti reklamacijom, izgubljenim kupcem ili robom kojoj je istekao rok a nitko to nije primijetio na vrijeme. Objasnimo što svaka od ovih kratica znači, gdje ima smisla i gdje ne, i zašto je za distribuciju prehrambenih proizvoda samo jedna od njih prava.

Četiri dana. Toliko traje inventura u velikom broju distribucijskih tvrtki. Četiri dana zatvorenog skladišta, četiri dana bez isporuka, četiri dana u kojima novac ne kaplje ali troškovi idu dalje. I kad je sve gotovo, kad su radnici prebrojali svaku paletu i svaki karton, rezultat gotovo nikad nije točan. Postoji razlika. Uvijek postoji razlika. Ponekad manja, ponekad veća, ali uvijek dovoljno neugodna da direktor ne zna treba li joj vjerovati ili ne. I na kraju se napravi korekcija u sustavu, zatvori se knjiga i čeka se sljedeća inventura. Koja će pokazati novu razliku. Uzmimo konkretan primjer. Tvrtka s godišnjim prometom od 10 milijuna eura radi dnevno u prosjeku oko 38.500 eura. Četiri dana zatvorenog skladišta znači oko 154.000 eura prometa koji u tom tjednu jednostavno ne postoji. Uz to, fiksni troškovi, plaće, najam, režije, ne staju samo zato što skladište ne radi. To je dodatnih nekoliko tisuća eura koji odlaze bez da išta uđe. Ukupno, jedna inventura može koštati 160.000 eura i više izgubljenog prometa i troškova koji teku dalje. I to svake godine, bez iznimke, kao da je normalno. Ako ovo zvuči poznato, problem nije u tome kako provodite inventuru. Problem je u tome što se razlika između sustava i stvarnosti nakuplja svaki dan, tiho i nevidljivo, i inventura je samo trenutak kad ta razlika izađe na površinu.

Kada zaposlite novog radnika u skladištu, razmišljate o tome koliko brzo će postati produktivan. Koliko tjedana treba dok ne može raditi samostalno. Hoće li se uklopiti u tim. To su legitimna pitanja i svaki direktor ih postavlja. Ali postoji jedno pitanje koje se rijetko postavlja glasno, a trebalo bi. Koliki je rizik za vaše kupce dok se taj radnik uči? Ne misli se na veliku nesreću ili dramatičan propust. Misli se na sitne, svakodnevne greške koje nastaju kad netko ne zna dovoljno dobro kako stvari funkcioniraju u vašem skladištu. Pogrešan lot. Krivi artikl. Roba odložena na lokaciju koja nije njegova. Narudžba koja ode s manjkom jer je netko pobroji krivo. Nijedna od tih grešaka nije katastrofa sama po sebi. Ali svaka od njih može doći do kupca. I kad dođe, ne pita se je li kriv novi radnik koji tek uči. Pita se zašto ste vi poslali krivo.

To je pitanje koje čujemo često. Tvrtka ima ERP sustav, koristi ga svaki dan, unosi narudžbe, prati fakture, gleda stanje zaliha. I dalje ima reklamacije, i dalje roba završi na krivom mjestu, i dalje inventura pokaže razliku koju nitko ne zna objasniti. Ako se prepoznajete u tome, niste pogriješili s ERP-om. On radi točno ono za što je napravljen. Problem je što skladišno poslovanje zahtijeva nešto što ERP strukturalno nije dizajniran raditi. I to nije mana ERP-a. To je jednostavno podjela posla koju većina tvrtki nikad nitko nije jasno objasnio.

Ako ste ikad izgovorili tu rečenicu, niste sami. Čuje se u gotovo svakoj distribucijskoj tvrtki koja raste brže nego što rastu njeni procesi. I svaki put znači isto: uputa postoji, ali nema načina da se provjeri provodi li se. Problem nije u tome što vaši ljudi ne slušaju. Problem je u tome što usmena uputa, sama po sebi, nema nikakvu enforcement mehaniku. Ona postoji dok je netko pamti. I to je, za skladišno poslovanje, nedovoljno.