To je pitanje koje čujemo često. Tvrtka ima ERP sustav, koristi ga svaki dan, unosi narudžbe, prati fakture, gleda stanje zaliha. I dalje ima reklamacije, i dalje roba završi na krivom mjestu, i dalje inventura pokaže razliku koju nitko ne zna objasniti. Ako se prepoznajete u tome, niste pogriješili s ERP-om. On radi točno ono za što je napravljen. Problem je što skladišno poslovanje zahtijeva nešto što ERP strukturalno nije dizajniran raditi. I to nije mana ERP-a. To je jednostavno podjela posla koju većina tvrtki nikad nitko nije jasno objasnio.
Što ERP zapravo radi i u čemu je odličan
ERP je sustav koji je napravljen da poveže poslovne procese tvrtke. Narudžbe, nabava, fakturiranje, financije, kadrovska evidencija. Sve to sjedi u jednom sustavu i direktor ima pregled nad financijskim stanjem tvrtke u svakom trenutku.
Za to je ERP izvrstan alat. Kad kupac naruči, narudžba ulazi u sustav. Kad isporuka ode, faktura se generira. Kad dobavljač pošalje robu, primka se knjiži. Sve to ERP radi pouzdano i precizno.
Ali primijetite nešto u svemu navedenom. Sve su to financijski, administrativni procesi. Narudžba na papiru. Faktura na papiru. Primka na papiru. ERP je u svojoj srži sustav koji prati dokumente i novac.
I to je ključna razlika. Između onoga što bi trebalo biti i onoga što stvarno jest, nalazi se cijeli niz fizičkih radnji koje ERP ne vidi. Tko je robu primio i gdje ju je odložio. Koji lot je uzet pri komisioniranju. Gdje je ta paleta zapravo stala. Je li roba premještena jer je netko trebao mjesta. Sve to živi izvan ERP-a, u glavama radnika ili na papiru, ako uopće negdje živi.
Crna kutija između prijema i isporuke
Zamislite put koji roba napravi kroz vaše skladište. Kamion dođe, roba se iskrca, nosi se na lokaciju, stoji neko vrijeme, komisionira se za narudžbu, pakira i odlazi na rampu. Taj cijeli put, od trenutka kad roba uđe do trenutka kad izađe, ERP ne vidi.
ERP vidi dvije točke. Prijem, kad se unese primka, i isporuku, kad se generira otpremnica. Sve između te dvije točke je crna kutija. Što se događalo unutra, tko je što dirao, koji lot je uzet, gdje je roba stajala, to su informacije koje ERP nema jer ih nitko nije dizajnirao da prikuplja te informacije.
I dok god ta crna kutija postoji, stanje u ERP-u i stanje na terenu nikad neće biti potpuno usklađeni. Razlika između ta dva stanja je izvor većine problema koji direktorima distribucijskih tvrtki zadaju glavobolje.
Gdje to konkretno zakaže
Inventura je klasičan primjer. ERP kaže da imate dvjesto komada nekog artikla. Fizičko brojanje pokaže sto osamdeset. Razlika od dvadeset komada postoji, ali nitko ne zna odakle dolazi. Je li roba otpisana a nije evidentirano? Je li negdje u skladištu na krivoj lokaciji? Je li otišla bez otpremnice? ERP ne može odgovoriti na to pitanje jer nije pratio fizički pokret.
Lotovi i rokovi trajanja su drugi klasičan problem. ERP zna da imate određenu količinu nekog artikla na stanju. Ali koji lot je stigao kad, koji rok ima koji lot, koji bi trebao ići prvi, to su informacije koje ERP u standardnoj konfiguraciji ne prati na razini koja je korisna u skladištu. Skladištar uzme ono što mu je pri ruci, a ne ono što bi po FEFO principu trebalo ići prvo.
Lokacije su treći problem. ERP zna da artikl postoji, ali ne zna gdje u skladištu stoji. Kad radnik treba robu, ili zna napamet ili ide tražiti. U velikom skladištu, ili u situaciji kad iskusni radnik nije na poslu, to traženje košta i vremena i grešaka.
I tu nastaje jedan začarani krug. Jer direktori koji vide te razlike često zaključe da radnici ne unose podatke kako treba, pa uvedu više kontrola i više obveznog unosa u ERP. Radnici to doživljavaju kao teret koji usporava posao pa ga rade površno ili s odmakom. Podaci u ERP-u postaju još nepouzdaniji. Razlika raste.
Problem nije disciplina. Problem je što se od ERP-a traži nešto za što nije napravljen.
ERP i WMS nisu konkurencija, oni su tim
Ovdje mnogi naprave pogrešan zaključak. Ako ERP ne može pratiti skladište, treba ga zamijeniti boljim sustavom. Ili, još češće, treba kupiti skuplji ERP modul koji obećava da će riješiti problem.
Skupi ERP moduli za skladišno upravljanje postoje i neki od njih su dobri. Ali pristupaju problemu iz pogrešnog smjera. ERP je i dalje sustav koji razmišlja u dokumentima i financijskim transakcijama. Modul koji se doda na vrh toga nasljeđuje tu logiku.
WMS, sustav za upravljanje skladištem, pristupa problemu iz suprotnog smjera. On je napravljen da razmišlja u fizičkim pokretima robe. Paleta, lokacija, lot, rok, radnik, terminal, skeniranje. To je njegov jezik i to je posao za koji je dizajniran.
Dobar WMS ne zamjenjuje ERP. On se spaja s njim. ERP i dalje prima narudžbe i generira fakture. WMS preuzima narudžbu, upravlja komisioniranjem u skladištu i šalje ERP-u potvrdu što je stvarno otišlo. Svaki sustav radi ono za što je napravljen, a između njih nema više crne kutije.
Implementacija WMS-a ne znači baciti sve što imate i krenuti od nule. Znači dodati sloj koji prati ono što vaš ERP strukturalno ne može pratiti. I to je, za većinu distribucijskih tvrtki, razlika između toga da se pitanje inventure pojavljuje svaka tri mjeseca i toga da na njega uvijek znate odgovor.
Jedno pitanje za kraj
Sljedeći put kad otvorite stanje zaliha u ERP-u, zapitajte se koliko vjerujete tom broju. Ne je li točan na papiru, nego je li točan na terenu, u ovom trenutku, fizički.
Ako postoji i trunka sumnje, znate gdje je problem. I znate da rješenje nije u ERP-u koji već imate, nego u sustavu koji će vidjeti ono što ERP ne može.
Ako vas zanima kako to izgleda u praksi, slobodno nas kontaktirajte. Bez žurbe i bez prezentacija, samo razgovor.