Što je WMS sustav i zašto vam je potreban za skladište?

Što je WMS sustav?

WMS je skraćenica od engleskog izraza Warehouse Management System, što u prijevodu znači sustav za upravljanje skladištem. To je softversko rješenje koje digitalizira i automatizira sve procese unutar skladišta – od zaprimanja robe, preko skladištenja i praćenja zaliha, do izdavanja i isporuke artikala.

Za razliku od klasičnog evidencijskog sustava ili ERP-a koji primarno prati financijske i administrativne podatke, WMS sustav specificiran je za operativno upravljanje skladišnim procesima. On ne samo da zna koliko imate robe, već zna točno gdje se svaki artikl nalazi, u kojem trenutku je primljen, tko ga je zaprimio, kada je premješten i kada je isporučen.

Možete zamisliti WMS kao digitalni mozak vašeg skladišta. Dok radnici predstavljaju ruke koje rade fizički posao, WMS im govori što trebaju raditi, kako to napraviti najefikasnije i trenutno provjerava je li sve učinjeno ispravno.

 

Zašto tradicionalno vođenje skladišta više ne funkcionira?

Mnoga skladišta još uvijek funkcioniraju na tradicionalan način. Radnici nose papirne liste, obilaze po skladištu tražeći artikle, evidenciju vode ručno u Excel tablice ili bilježnice, a na kraju dana netko mora sve to ručno unijeti u računalo. Ovakav pristup donosi niz problema koji postaju sve izraženiji kako poslovanje raste.

Problem broj jedan: Gubitak vremena

Prosječan radnik u skladištu provodi 50-70 posto svojeg radnog vremena hodajući i tražeći artikle. Zamislite skladište od 500 kvadrata s dvije tisuće različitih artikala. Radnik prima nalog da pripremi robu za isporuku – mora pronaći pet različitih proizvoda. Bez sustava, on mora ili pokušati zapamtiti gdje je što, ili pretraživati police red po red. Svako traženje znači izgubljene minute, a na kraju dana to su izgubljeni sati produktivnosti.

Problem broj dva: Greške pri radu

Ljudski faktor uvijek nosi rizik pogreške. Radnik može omaškom uzeti sličan artikl, pročitati krivi redak na listi, zaboraviti nešto evidentirati. Sve to dovodi do razlika u zalihama, krivog izdavanja robe, nezadovoljnih kupaca i povrata. Prosječno skladište bez WMS sustava ima stopu pogreške od tri do pet posto, što znači da se u prosjeku svakih dvadesetak transakcija dogodi jedna greška.

Problem broj tri: Netočne zalihe

Klasično praćenje zaliha značajno zaostaje za stvarnim stanjem. Roba se prima, izdaje, premješta, ali sve dok netko to ne unese u sustav, podaci nisu ažurni. Zaposleni na prodaji vide u sustavu da ima deset komada artikla, pošalju ponudu kupcu, a kad skladištar krene pripremati robu – artikla nema. Razlog? Netko ga je izdao prije dva dana, ali još nije evidentirao.

Problem broj četiri: Nemoguće planiranje prostora

Bez sustava ne možete efikasno iskoristiti skladišni prostor. Roba se stavlja tamo gdje ima mjesta, ne postoji logika o tome koji artikli trebaju biti bliže izlazu jer se izdaju češće, a koji mogu biti dalje. Rezultat je neiskorištenost prostora, pune police na jednoj strani skladišta dok je druga prazna, artikli postavljeni bezredno što dodatno usporava pronalaženje.

 

Kako WMS sustav rješava ove probleme?

WMS sustav donosi red, kontrolu i efikasnost u skladišne procese. Ovako to funkcionira u praksi.

Digitalizirano zaprimanje robe

Kada dobavljač dostavi robu, umjesto papirne liste dostave i ručnog evidentiranja, skladištar koristi mobilni terminal s barkod skenerom. Skenira barkod na paletnoj karti ili svakoj kutiji pojedinačno. Sustav automatski provjerava je li pristigla naručena roba, registrira količinu i odmah evidentira primitak u stvarnom vremenu.

U tom trenutku roba postaje vidljiva u sustavu. Svatko tko ima pristup (prodaja, nabava, uprava) vidi da je roba stigla. Više nema situacije gdje netko pita "Je li stigla ta roba?" jer svaki zainteresirani trenutno vidi status.

Upravljanje skladišnim pozicijama

Nakon što je roba zaprimljena, WMS sustav određuje gdje treba biti smještena. Svaka polica, red i pozicija u skladištu ima svoju oznaku i barkod. Sustav analizira karakteristike artikla – je li to brzoobrtni artikl koji se često izdaje, ili sporoobratan koji rijetko izlazi iz skladišta. Ovisno o tome, sustav predlaže optimalnu lokaciju.

Primjer: Brzoobrtni artikl kao što je popularan alat bit će smješten na poziciju blizu izlaza na visini koju je lako dosegnuti. Sporoobratan artikl poput rezervnog dijela koji se naručuje nekoliko puta godišnje može ići na višu policu ili dalje u skladište.

Skladištar skenira poziciju na kojoj smješta robu. Od tog trenutka sustav zna točno gdje se nalazi svaki artikl. Nema više traženja, pitanja "gdje smo ovo stavili", pregledavanja polica. Sustav zna.

Optimizirano komisioniranje i izdavanje

Kada je vrijeme za isporuku artikala skladištar na mobilnom terminalu vidi: "Idi na poziciju A12, uzmi tri komada artikla XYZ." Skenira poziciju da potvrdi da je na pravom mjestu, skenira artikl da potvrdi da uzima pravi proizvod, unosi količinu. Sustav odmah provjerava je li sve u redu. Ako skladištar omaškom skenira krivi artikl, terminal će se oglasiti upozorenjem: "Greška! Ovo nije traženi artikl."

Ovakav pristup drastično smanjuje pogreške. Radnik ne može omaškom uzeti krivi proizvod jer sustav to odmah detektira. Rezultat je brže komisioniranje, manje grešaka i zadovoljniji kupci koji dobivaju točno ono što su naručili.

Praćenje zaliha u stvarnom vremenu

Svaka promjena evidentira se trenutno. Roba pristigla? Zalihe se povećavaju. Roba izdana? Zalihe se smanjuju. Sve se događa automatski, bez ručnog unosa podataka. Svatko tko ima pristup sustavu vidi trenutno stanje zaliha koje je pouzdano i točno.

Više nema situacija gdje prodaja prodaje robu koje nema, gdje se kupci razočaravaju zbog neisporuke, gdje se gubi povjerenje. Podaci su uvijek ažurni.

Praćenje tko je što radio i kada

WMS sustav bilježi svaku akciju. Tko je zaprimio robu? Marko u 10:15. Tko je izdao artikl? Ana u 14:30. Ako se dogodi greška ili problem, možete točno rekonstruirati tko je bio uključen i što se dogodilo. Ovo ne služi za kažnjavanje radnika, već za unapređenje procesa i učenje iz grešaka.

 

Ključne prednosti WMS sustava

Implementacija WMS sustava donosi brojne konkretne prednosti koje izravno utječu na poslovanje.

Ušteda vremena

Digitalizacijom procesa skladištari rade brže. Istraživanja pokazuju da kvalitetan WMS sustav može smanjiti vrijeme potrebno za komisioniranje narudžbe za 30-50 posto. Radnik koji je prije trebao sat vremena za pripremu narudžbe sada to napravi za 30-40 minuta. Ta ušteda vremena znači veću produktivnost, sposobnost obrade većeg broja narudžbi istim brojem ljudi ili mogućnost redistribucije radnika na druge poslove.

Smanjenje grešaka

Automatska provjera putem skeniranja barkodova smanjuje pogreške na minimum. Skladišta koja implementiraju WMS sustav izvještavaju o smanjenju pogreške za 70-90 posto. To znači manje povrata robe, manje reklamacija, manje vremena utrošenog na ispravljanje grešaka i zadovoljnije kupce.

Točne zalihe

S WMS sustavom vaše zalihe uvijek odgovaraju stvarnom stanju. Više nema potrebe za dugotrajnim i skupim inventurama koje zaustavljaju rad. Možete raditi cikličke inventure – popisivati dio skladišta svaki tjedan, a sustav automatski uspoređuje brojano s evidencijom i signalizira razlike koje možete odmah riješiti.

Bolje iskorištenje prostora

Analitičke mogućnosti WMS sustava omogućavaju vam da optimizirate raspored robe. Vidite koji artikli se brzo kreću, koji stoje, gdje imate prazne pozicije, gdje možete dodatno smjestiti robu. Rezultat je bolje iskorištenje postojećeg prostora što može odgoditi potrebu za proširenjem skladišta ili najmom dodatnog prostora.

Transparentnost poslovanja

Menadžment dobiva uvid u sve procese. Izvještaji pokazuju koliko je narudžbi obrađeno, koliko brzo, koliko je bilo grešaka, koji radnici su najefikasniji, koji artikli se najbrže kreću. Odluke se donose na temelju podataka, ne osjećaja ili procjene.

Skalabilnost poslovanja

Kad poslovanje raste, WMS sustav raste s vama. Možete dodavati nove artikle, proširivati skladišni prostor, zapošljavati nove radnike – sustav se prilagođava. Bez digitalnog sustava, rast poslovanja često znači kaos u skladištu i eksponencijalni rast problema.

 

Koji tipovi skladišta trebaju WMS?

Mnogi vlasnici skladišta pitaju se: "Je li meni stvarno potreban WMS?" Postoji jednostavan test. Ako se možete poistovjetiti s nekoliko ovih situacija, odgovor je vjerojatno da.

Distribucijski centri i veleprodaja – Dnevno obrađujete desetke ili stotine narudžbi s raznim artiklima. Bez sustava brzina i točnost će biti problem.

Skladišta s velikim asortimanom – Imate više od 200-300 različitih artikala. Zapamtiti gdje je svaki postavljen postaje nemoguće misija, a traženje usporava rad.

Skladišta gdje rade više osoba – Kad više ljudi radi u skladištu, koordinacija bez sustava postaje teška. Svatko radi na svoj način, postoji preklapanje, nedostaje komunikacija.

Skladišta s čestim promjenama zaliha – Ako dnevno primate i izdajete robu, praćenje bez sustava postaje previše složeno. Zalihe više nisu pouzdane.

Skladišta gdje su važni rokovi – Ako kupci očekuju brzu i točnu isporuku, ne možete si priuštiti greške i spornost. WMS osigurava da sve teče kako treba.

Proizvodna skladišta – Praćenje sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda zahtijeva preciznost. WMS omogućava praćenje cijelog proizvodnog lanca.

Hladnjače i posebni uvjeti – Skladišta s posebnim uvjetima pohranjivanja gdje je kritično znati koliko dugo je roba unutra i treba li brzo biti isporučena.

 

WMS za mala i srednja poduzeća: Zašto ne trebate složeno rješenje?

Možda mislite da je WMS sustav nešto što trebaju samo velika skladišta ili multinacionalne kompanije. To je mit. Istina je da mnoga WMS rješenja jesu složena, skupa i zahtijevaju mjesece implementacije, ali postoje i jednostavnija rješenja dizajnirana specifično za potrebe malih i srednjih poduzeća.

Što trebaju mala skladišta?

Mala i srednja skladišta ne trebaju napredne module za automatizaciju transportnih traka, upravljanje robotima ili integracije s deset različitih sustava. Ono što im treba jest:

Jednostavno zaprimanje robe – Mogućnost da se roba skenira i evidentira u nekoliko klikova, bez složenih procedura.

Praćenje skladišnih pozicija – Znati gdje je svaki artikl i brzo ga pronaći kada treba.

Digitalno izdavanje – Pripremiti narudžbu uz pomoć mobilnog terminala bez mogućnosti greške.

Točne zalihe – Pouzdani podaci o tome što se nalazi u skladištu.

Osnovna izvješća – Pregled što se događa u skladištu, tko radi što, koliko brzo.

Sve ostalo su dodatne funkcionalnosti koje možda jednog dana postanu korisne, ali nisu nužne na početku digitalizacije.

 

Sensiteh WMS – Jednostavno rješenje za početak digitalizacije

Upravo zbog ovakvih potreba razvijen je Sensiteh WMS, sustav koji omogućava malim i srednjim skladištima da započnu digitalizaciju bez velikih investicija i složenih implementacija.

Sensiteh WMS fokusira se na ono najvažnije: digitalizaciju zaprimanja robe, upravljanje skladišnim pozicijama i digitalno izdavanje. Nema nepotrebnih složenosti, nema funkcionalnosti koje nikada nećete koristiti. Sustav je dizajniran da radi s industrijskim mobilnim terminalima poput Zebre, Datalogica, Unitecha ili Honeywella koje već imate ili koje možete nabaviti po razumnim cijenama.

Zaprimanje robe – Skladištar skenira dolaznu robu mobilnim terminalom. Sustav registrira primitak, automatski evidentira u bazu podataka i odmah ažurira zalihe. Sve traje nekoliko sekundi po artiklu.

Smještanje na pozicije – Nakon primitka, potrebno je robu smjestiti. Skladištar skenira odabranu poziciju i potvrđuje smještaj. Sustav zna gdje je svaki artikl.

Izdavanje i isporuka – Kad dođe narudžba, skladištar na terminalu vidi popis artikala koje treba pokupiti i točne pozicije gdje se nalaze. Skenira poziciju, skenira artikl, potvrđuje količinu. Sve pogreške automatski se detektiraju i sprječavaju.

Praćenje i izvještavanje – Svi podaci pohranjuju se i dostupni su za analizu. Vidite tko je što radio, koliko je vremena trebalo, jesu li bile greške.

Lokalna podrška – Sensiteh WMS razvijen je za hrvatsko i regionalno tržište s lokalnom podrškom na hrvatskom jeziku. Nema problema s jezičnim barijerama, nema čekanja na odgovore iz inozemstva, nema problema s razumijevanjem.

Prilagodba sustava - Važno je napomenuti kako se sustav prilagođava vama i vašim procesima, a ne obrnuto. Svako skladište ima svoje specifičnosti - možda imate jedinstvene načine označavanja pozicija, specifične zahtjeve kupaca ili posebne procese koje ste godinama razvijali. Kvalitetan WMS sustav mora biti dovoljno fleksibilan da se uklopi u vaš način rada, ne da vas prisiljava da radikalno mijenjate sve što već funkcionira. Cilj je digitalizirati ono što radite, ne narušiti procese koji već rade dobro.

 

Zaključak: Digitalizirajte skladište i unaprijedite poslovanje

WMS sustav nije samo tehnološka nadogradnja – to je strateška odluka koja mijenja način na koji vaše skladište funkcionira. Donosi red, kontrolu, brzinu, točnost i transparentnost. Omogućava vam da rasporedite zaposlenike efikasnije, smanjite troškove, poboljšate zadovoljstvo kupaca i skalirate poslovanje.

Danas je digitalizacija skladišta dostupna i malim tvrtkama. Ne trebate milijunske budžete, velike IT timove ili mjesece implementacije. Trebate razumjeti svoje procese, odabrati pravo rješenje i početi s prvim koracima.

Sensiteh WMS dizajniran je upravo za takve situacije – za tvrtke koje žele početi digitalnu transformaciju svojih skladišta jednostavno, učinkovito i bez nepotrebnih komplikacija. Uz podršku za industrijske mobilne terminale i fokus na ključne procese zaprimanja, upravljanja pozicijama i izdavanja robe, Sensiteh WMS omogućava vam brz start u svijet digitalnog upravljanja skladištem.

Prestanite gubiti vrijeme na traženje robe, ispravljanje grešaka i ručno evidentiranje. Digitalizirajte svoje skladište i fokusirajte se na ono što je važno – rast vašeg poslovanja i zadovoljstvo kupaca.