Svako skladište ima tog čovjeka. Voditelj skladišta koji je tu godinama, koji zna gdje je svaka paleta, koji zna specifičnosti svakog kupca, koji zna što se radi kad kamion zakasni a narudžbe čekaju. Čovjek zbog kojeg direktor može otići na sastanak i biti miran. A onda jednog dana taj čovjek kaže da odlazi. Bolja ponuda, obiteljski razlozi, zdravlje, svejedno. Dva tjedna otkaznog roka. I sve što je godinama funkcioniralo glatko odjednom počinje škripati. To nije teorijski scenarij. Dogodi se u svakoj tvrtki, prije ili kasnije. I koliko taj odlazak košta ovisi isključivo o jednoj stvari: je li znanje koje je taj čovjek imao ostalo u tvrtki ili je otišlo s njim.
Znanje koje nitko nije zapisao
Iskusni voditelj skladišta nosi u glavi količinu informacija koju nitko nikad nije ni pokušao popisati. Ne zato što je htio zadržati moć, nego zato što nitko nije pitao. Sve je funkcioniralo, pa zašto bi itko postavljao pitanja.
On zna koji kupac ne prihvaća robu s rokom kraćim od sedam dana, čak i kad ugovor kaže pet. Zna da se u prolazu B ne smije ostavljati roba viša od jednog metra jer blokira vrata od rashladne komore. Zna da jedan dobavljač uvijek isporučuje nešto manje od fakturiranog i da treba prebrojati prije nego se potpiše primka. Zna da se u prosincu privremeno mijenja raspored jer ulazi sezonska roba i da tada treba reorganizirati cijeli jedan sektor.
Ništa od navedenog ne piše nigdje. Ne piše u ERP-u, ne piše na oglasnoj ploči, ne piše u nikakvom priručniku. To su neformalna pravila koja su nastala kroz iskustvo i koja su opstala jer je uvijek bio tu netko tko ih zna.
Što se stvarno dogodi u prvim tjednima
Prvi tjedan obično prođe relativno mirno. Novi voditelj ili privremena zamjena još uvijek pita, kolege još uvijek pomažu, a dio rutine funkcionira po inerciji jer je dovoljno usađen u tim.
Drugi tjedan počinju sitne greške. Roba odložena na krivu lokaciju jer novi voditelj nije znao da je ta lokacija privremeno zauzeta. Narudžba koja je otišla bez posebne provjere za kupca koji je uvijek zahtijevao posebnu provjeru. Primka potpisana bez prebrajanja jer nitko nije znao da s tim dobavljačem uvijek treba prebrojati.
Treći tjedan greške postaju vidljive prema van. Kupac koji nazove jer mu roba nije onakva kakvu je navikao primati. Reklamacija koja dolazi niotkuda, a zapravo dolazi iz tjedana improvizacije koja se nakupila.
I u tom trenutku direktor preuzima kontrolu osobno. Počinje provjeravati isporuke, počinje biti prisutan u skladištu više nego inače, počinje gasiti požare koje nije ni znao da postoje. Posao koji je bio delegiran odjednom se vraća na njegov stol. A on ima i sve ostalo što treba raditi.
Zašto nova osoba nije brzo rješenje
Logičan odgovor je zaposliti novog voditelja što prije. I to je svakako ispravno, radno mjesto ne smije dugo ostati prazno. Ali nova osoba, ma koliko bila kompetentna i iskusna u svom dosadašnjem poslu, ne može preuzeti složenost vašeg konkretnog skladišta u prvim tjednima.
Svako skladište ima svoje specifičnosti. Raspored koji je nastao kroz godine prilagodbi, kupci s posebnim zahtjevima koji nisu nigdje dokumentirani, dobavljači s poznatim osobitostima, sezonske promjene koje se ponavljaju uvijek na isti način. Sve to novi voditelj mora naučiti iz iskustva, a iskustvo se ne stječe za dva tjedna.
Realna procjena je da novi voditelj treba između šest mjeseci i godinu dana da postane jednako siguran kao prethodnik. U tom periodu tvrtka funkcionira, ali ne funkcionira onako dobro kao što može. I taj trošak, u greškama, u osobnom angažmanu direktora, u potencijalnim reklamacijama, rijetko tko ikad izračuna.
Uz to, postoji još jedan problem. Novi voditelj uči od ostatka tima. A ostatak tima zna samo ono što je znao prethodni voditelj, djelomično i nepotpuno. Znanje koje se prenosi usmeno uvijek se prenosi s gubitkom. Svaki put kad informacija prođe kroz jednu osobu više, dio se izgubi ili izmijeni.
Znanje koje ostaje kad čovjek ode
Postoji fundamentalna razlika između tvrtke čije znanje živi u ljudima i tvrtke čije znanje živi u sustavu.
Kad znanje živi u ljudima, svaki odlazak je rizik. Svaka bolest, svaki godišnji odmor, svaka promjena u timu otvara rupu kroz koju može proći greška. I što je tvrtka više ovisna o jednom ili dva ključna čovjeka, to je ta rupa veća.
Kad znanje živi u sustavu, odlazak čovjeka je gubitak iskustva i osobnosti, ali ne i gubitak operativne sposobnosti. Sustav i dalje zna gdje je svaka paleta. I dalje zna koji lot treba ići prvi. I dalje zna posebne zahtjeve svakog kupca koji su uneseni kao pravilo, a ne kao nečije sjećanje. Novi voditelj sjeda za terminal i sustav ga vodi kroz procese koje inače nikad ne bi naučio za prvih šest mjeseci.
Sustav za upravljanje skladištem upravo to radi. Svaki proces koji je jednom postavljen ostaje u sustavu bez obzira tko sjedi za terminalom. Pravila za komisioniranje, pravila za prijem, pravila za specifične kupce, lokacije, lotovi, rokovi. Sve to postoji neovisno o tome tko je danas na poslu.
I kada novi voditelj dođe, ne uči od kolega koji možda ne znaju sve. Uči od sustava koji zna sve jer je sve zabilježeno.
Jedno pitanje za kraj
Što bi se dogodilo u vašem skladištu sutra da vas voditelj obavijesti da odlazi? Ne za godinu dana, nego za dva tjedna.
Koliko toga što on zna postoji negdje izvan njegove glave? Koliko bi vremena trebalo novoj osobi da preuzme posao bez da to osjete vaši kupci?
Ako odgovor na ta pitanja nije miran, vrijedi razmisliti. Ne zbog straha da će otići, nego zbog toga što svaki posao koji ovisi o jednoj osobi ima ranjivost koju ne možete kontrolirati.
Ako vas zanima kako to izgleda kad znanje živi u sustavu umjesto u glavama, slobodno nas kontaktirajte.